La fattura elettronica è stata lo spauracchio di questa nuova epoca lavorativa. Sì, hai letto bene, lo spauracchio. Credimi che non sono stati pochi i professionisti che l’hanno temuta e la temono, vista come uno stratagemma che lo Stato ha messo in atto per controllare tutte le partite IVA che sono presenti in Italia e per evitare l’evasione fiscale. Ma siamo sicuri che sia realmente così?

Qualcosa di vero c’è sicuramente considerando che veramente si cerca di contrastare l’evasione fiscale, ma è anche vero che la fattura elettronica rientra in una serie di interventi che puntano alla digitalizzazione del lavoro, il cui compito è esclusivamente quello di rendere il lavoro più snello e semplice. Ma si sa quanto noi italiani siamo diffidenti di fronte a un cambiamento.

Come succede ogni volta che c’è qualcosa di nuovo all’orizzonte ci vuole del tempo per abituarcisi e spesso si commettono degli errori veramente grossolani, dettati spesso dall’inesperienza. Quali sono i 5 errori da evitare per quel che riguarda la fattura elettronica, vediamo in questa nostra breve guida che si accoda a quelle che puoi trovare al link:  https://fatturapro.click/ .

Temere il cambiamento

Se dobbiamo pensare ai 5 errori da non commettere per quel che riguarda la fatturazione elettronica, il primo che ci viene in mente è sicuramente la paura del cambiamento. Senza dubbio la digitalizzazione del lavoro è un passo non indifferente e per alcuni potrebbe essere anche difficile, perlomeno in primo acchitto.

Questo è il motivo per cui all’interno delle aziende, spesso si finisce per avere il bisogno di inserire persone che siano preparate sull’argomento. Si tratta in fondo di un cambiamento indispensabile, anche se radicale. Ma come accennato in apertura, non tutto ciò che è nuovo deve essere visto con diffidenza.

Il compito principale della fattura elettronica, in fondo è quello di semplificare il lavoro, evitando faldoni di documenti stampati e file infinite agli uffici. In fondo non esiste azienda che non debba sapersi adeguare ai cambiamenti e volgerli a proprio favore.

I software gestionali devono rispettare i processi aziendali

All’avvio della fattura elettronica i software gestionali indispensabili arrivavano ad avere dei prezzi fin troppo elevati e questo era il motivo per cui le aziende erano spinte a scegliere quelli che fossero stati meno cari sul mercato.

In questa maniera poteva capitare che si scegliessero dei software che non si plasmassero sull’attività dell’azienda e questo portava con sé molte problematiche e diverse difficoltà da parte dell’azienda che non riusciva a godere a pieno delle possibilità offerte dalla e-fattura.

Non riconoscere il potenziale del file XLM

Come ben saprai la fattura elettronica deve essere emessa in formato XML, un documento elettronico che in maniera estremamente semplice può essere letto  da qualunque sistema informatico.

Il formato XLM non è stato scelto in maniera casuale, ma piuttosto dopo un attento studio di quelli che dovevano essere i punti di forza di questa fattura in formato elettronico. Innanzitutto l’XLM occupa veramente pochissimo spazio in memoria, andando incontro anche a chi decide di utilizzare la casella PEC per la ricezione dei documento.

Inoltre permette di riconciliare in maniera automatica un gran numero di documenti e di processi. Per quel che riguarda i secondi ricordiamo la trasmissione del documento, l’archiviazione e conservazione per 10 anni, la possibilità di accesso sia da parte di commercialisti e ragionieri che dall’Agenzia delle Entrate.

Non utilizzare la gestione elettronica documentale

La fattura elettronica non deve essere un qualcosa di a se stante, ma deve rientrare in uno spettro di azioni molto più ampio che deve prevedere la gestione elettronica di tutte le tipologie di documenti, cosa che ad oggi viene utilizzata molto poco all’interno delle aziende.

Non ci crederai ma ci sono ancora molte aziende che ad oggi, non si sono lasciate conquistare dall’elettronica e procedono alla gestione dei documenti in maniera tradizionale. Si tratta di un errore, si rischia di trovarsi impantanati in una realtà al di fuori del proprio momento storico.

Digitale sì, ma a norma di legge

Sembra scontato ma la digitalizzazione del lavoro è prevista dalla legge e deve seguire le linee guida da essa fornite.

Ovvio che come Roma non è stata fatta in un giorno, neanche questo processo si può concludere in tempi estremamente brevi. Ci vuole pazienza e la formazione di parte dei proprio dipendenti, che siano in grado di affrontare questo cambiamento digitale che non si ferma alla fattura elettronica, ma vale molto di più.